Съвети за комуникация с клиенти-работодатели

След като резюмирахме няколко основни качества нужни, за да сме успешни фрийлансъри, нека обърнем специално внимание на едно от тях – уменията за комуникация. Тъй като работата ви като фрийлансър в чуждестранни сайтове като oDesk е изцяло онлайн и лишена от лични срещи, важно е да спазвате някои основни правила за интернет комуникация за по-голям успех.

Тези правила не са универсални или общовалидни и със сигурност нито гарантират успеха, нито съставят изчерпателен списък… Те са плод на моя личен опит и с времето ми стана ясно, че са важни за работата ми като независим специалист и като възложител на проекти (от името на мои клиенти).

Използвайте подходящ език

Може да сте свикнали с приятели в чата или по мейла да съкращавате думи и да използвате най-различни разговорни фрази, но не забравяйте, че с клиентите си имате преди всичко бизнес отношения. В зависимост от продължителността и дълбочината на връзката ви, езикът ви може да бъде по-скоро приятелски, отколкото формален, но не прекалявайте – никой не обича фамилиарничене. Също така чат съкращения като gr8, 4u, ty, yw, thru, и т.н. са абсолютно неподходящи. Съкращения от рода на FYI, info, btw, pls, и т.н. може да са подходящи при кореспонденцията с определени клиенти, но не и по време на интервю или в началото на работната ви връзка. Напомням също и за грамотността – изключително важно е да препрочитате и проверявате писмата си за правописни, пунктуационни и граматически грешки, за да направите добро впечатление на всяко ниво.

Отговаряйте на време

Ако клиентът ви изпрати мейл с информация или с въпроси и промени, отговорете му в рамките на 24 часа. Не му изпращайте отговор веднага – дори и да сте видели моментално мейла му. Мигновената комуникация може да създаде у него изкуствено очакване за мигновена комуникация всеки път и да сметне, че кореспонденцията ви е нередовна, ако един-два пъти отговорите в рамките на няколко часа, а не веднага. Преценявайте времето си за реакция в зависимост от ситуацията. Ако писмото му изисква обмисляне на въпросите и изчисляване на цена за промените, а нямате време да сторите това в рамките на 24 часа, отговорете му на мейла потвърдително – че сте получили писмото му и че ще му дадете изисканата информация в рамките на Х дни. Посочете времето, в което ще дадете изисканата информация – така ще демонстрирате професионализъм и освен това ще помогнете на клиента да планира по-добре времето и проекта си.

Не се фрустрирайте от мискомуникация

Дали поради различие в нивото на езика или поради умението за вербално изразяване на мисълта – мискомуникацията не е рядко срещано явление, особено когато отношенията фрийлансър-клиент са в началото си и двете страни все още не познават поведението и навиците на другия. Не се фрустрирайте! Не повтаряйте това, което сте казали. В крайна сметка, ако правите едно и също, то и резултатът ще бъде същият 😉 Опитайте да обясните по друг начин – с други думи, със скрийншотове, с примери, с истории – както ви дойде наум и смятате, че ще доведе до по-добри резултати в разбирането. Ако клиентът ви има трудности с изразяването – тогава споделете с него какво не ви е ясно и го помолете да ви обясни отново по друг начин… В никакъв случай не избухвайте и не се поддавайте на чувството за безпомощност. Запазете спокойствие, въоръжете се с търпение и опитвайте докато успеете. Този съвет е валиден, ако мискомуникацията се е получила 1-2 пъти в процеса на съвместна работа… Ако клиентът има неспособност за изразяване и забележите това по време на интервюто си, възможно е мискомуникацията да се превърне в ежедневие, което определено не е полезно за вас като фрийланс специалист. Припомнете си симптомите на некоректните работодатели – лошата комуникация е dealbreaker според мен 😀

Винаги потвърждавайте писмено промените

Ако често обсъждате с клиентите си проекти, промени, предложения др. по скайп или друга подобна програма за гласова комуникация, съветвам ви да резюмирате детайлите, за които сте се разбрали, и да ги изпратите по мейла на отсрещната страна с искане за потвърждение. Ако не го направите, недоразумение често може да бъде родено, защото устната комуникация не оставя черно на бяло следи, а хората забравят с времето. С това резюмето на договорките и писменото му потвърждение от клиента, вие вече имате отправна точка в бъдещ момент, ако някой забрави, че е изискана промяна, или ако промяната в цената бъде оспорена след извършването на промените.

Винаги бъдете честни и задавайте въпроси, ако има нещо неясно

Винаги ме е удивявало, когато някой приеме неясно задание и в последствие търси помощ от приятел за допълнителни обяснения. Такива практики обикновено довеждат до плачевни резултати – лошо изпълнение на поръчката, работа в грешна посока, дори нужда от започване от начало, загубено време и пари, скъсани нерви и много разочарования както за фрийлансъра, така и за клиента-работодател. Най-добрият източник на допълнителна информация и разяснения е самият възложител на проекта. Независимо дали неяснотата и въпросите идват по време на първоначалната среща или в последствие в процеса на работа, питайте!!! Това е най-сигурният път да свършите работата качествено и в срок. Никой клиент няма да мисли по-малко за вас, ако задавате въпроси. Дори напротив – въпросите ви ще му покажат, че вие наистина вниквате в проекта и се стараете да изпълните поръчката с възможно най-добро качество.

А вие какъв съвет бихте добавили от своя личен опит при комуникация с клиенти?